Control de gastos e ingresos. El primer paso en tus finanzas personales

El control de ingresos y gastos es quizá ese primer paso fundamental y vital para tomarse las finanzas personales en serio. Si tuviera que marcar el inicio de un camino para mejorar este paso es el indicado para empezar. Da igual si tienes mucho o poco dinero y los objetivos quieras lograr, la base para arrancar debe ser sólida.

Hablemos por ejemplo de uno de los grandes objetivos que se suelen marcar a primeros de año: quiero ahorrar más dinero. Como objetivo es magnífico pero es importante y vital realizar unos pasos previos para conseguirlos y uno de ellos es saber tus ingresos y gastos y cuando se producen.

Si realmente no sabes lo que ingresas y lo que gastas difícilmente podrás definir objetivos de ahorro realistas y todo ello te va a llevar a frustración por no alcanzar ese objetivo que te has propuesto. Así que esta práctica es un cimiento totalmente imprescindible para tus finanzas. Veamos porqué.

La importancia de medir

Medir las finanzas es totalmente imprescindible pero te voy a enumerar los que para mí son los principales beneficios del control de ingresos y gastos.

• Puedes establecer objetivos realistas al conocer tus ingresos y gastos.
• Sabes qué meses son mejores y peores en cuanto a gasto se refiere, puedes planificar mejor tus gastos.
• Conoces realmente que gastas. Hay muchos gastos diarios que no controlamos. Al apuntarlos conoces tu nivel de gastos real incluyendo todos los gastos.

Estos son sólo algunos de los beneficios más importantes. Todos ellos irán creciendo a medida que tengas más datos, el tener registrados varios años de ingresos y gastos te permitirá comparar más y conocer la evolución que has tenido a lo largo del tiempo.

Recuerda que lo que no se mide no se puede mejorar así que este es el primer paso para empezar a mejorar.

Qué medir

Evidentemente en un control riguroso de los ingresos y gastos hay que medirlo todo, y cuando digo todo digo hasta el € del café en el bar de la esquina. De hecho uno de los principales fallos que puedes cometer es olvidar estos “pequeños gastos” cotidianos. Es lo que se conoce como gastos hormiga, esos gastos extra que aunque son pequeños se repiten día a día y suponen un agujero en tu bolsillo.

Estos gastos en realidad tienen poco de pequeños ya que se repiten de forma recurrente. Cuando se miden de forma mensual o anual verás cómo son una parte importante de los gastos.

También ocurre lo mismo en el caso de los ingresos, si tienes la suerte de tener varias fuentes de ingresos o ingresos pasivos tienes que controlar y saber cuando se producen. Tienes que anotar todos estos ingresos de la misma manera que haces los gastos. Muchas veces esto se ignora y hay personas que no tienen ni un control básico de lo que ganan ni cómo van evolucionando estos ingresos.

Al desglosar todos los ingresos y gastos habrás definido el flujo de dinero que entra y sale de tu vida. Posiblemente puedas sorprenderte de la cantidad de dinero que manejas en un periodo, esto es una sensación normal sobre todo en las primeras veces que haces esta rutina.

Cómo medir

En un buen control de ingresos y gastos deberás tener en cuenta una serie de datos que te van a ayudar a categorizarlos posteriormente. Te voy a proponer una serie de parámetros lógicos a tener en cuenta.

• Tipo: El tipo de movimiento podría ser Ingreso, Gasto o Transferencia entre cuentas.
• Fecha: Cuando has hecho ese movimiento.
• Concepto: Breve descripción que identifique al movimiento que has hecho.
• Importe: La cantidad de dinero, el dato más importante.
• Categoría: A que categoría pertenecen el movimiento. Posteriormente vas a ver las categorías que uso que merece una explicación detallada.
• Forma de pago / ingreso: ¿Qué medio has usado? Podría ser efectivo, tarjeta de débito o adeudo en cuenta bancaria por ejemplo.

Son un ejemplo del conjunto mínimo de parámetros que puedes tener en cuenta, pero se me ocurren otros como la moneda o una subcategoría.

Te recomiendo que no seas inflexible con la categorías de tus ingresos y gastos. Vas a tener tiempo para modificarlas más tarde, lo importante que al menos tengas las categorías genéricas bien definidas. Aquí te dejo las que yo uso pero obviamente tienes que adaptarla a tus necesidades y al uso que haces del dinero.

Obviamente las categorías son personales y deberás ver si te sirven de utilidad o no. Muchas veces yo mismo he definido categorías que, con el tiempo he tenido que configurar de nuevo. En ocasiones porque no merecía la pena mantener la categoría por un puñado de movimientos al año, o bien que he hecho una nueva definición de categorías.

INGRESOS

• Nómina: Los ingresos que generas por hacer tu trabajo.
• Intereses: Intereses que te pagan las entidades bancarias.
• Dividendos: Si inviertes en acciones que reparten dividendo irás recibiendo un flujo de dinero periódicamente.
• Cashback / Promociones: Aqui puedes reflejar todo el dinero que ingreses por promociones temporales y los descuentos en forma de cashback al comprar en Internet.
• Otros Ingresos: Otros ingresos que no se puedan catalogar en los grupos anteriores.

GASTOS

• Alimentación: Lo que gastas en comestibles. Todo lo que compres en supermercados de alimentación.
• Ropa: Los gastos que tienen relación con la ropa y calzado.
• Vivienda: El alquiler o la cuota de hipoteca y todos los gastos relacionados con el mantenimiento de la vivienda. Las facturas principales domésticas como el agua y la luz y el internet también pueden estar aquí incluidos.
• Transporte: En esta categoría puedes incluir desde el combustible hasta las reparaciones del taller del coche. También el gasto en transporte público, taxis etc.
• Salud: Gasto destinado a farmacia, dentista y gastos médicos. También la cuota del gimnasio y actividades deportivas.
• Ocio: Los gastos relacionado con el ocio personal. Desde las cervezas en un bar hasta las entradas para un partido de baloncesto por ejemplo.
• Móvil: La factura del móvil y la renovación del terminal. Como suele ser bastante recurrente puede ser una buena idea que tengas esta categoría separada.
• Viajes: Aquí puedes incluir todo el importe destinado a las vacaciones. Sabrás cuánto tienes que ahorrar aproximadamente para costearte las próximas.
• Impuestos y Seguros: Dinero que destines a pagar impuestos y seguros. Este tipo de gastos son anuales y se suelen dar pocas veces al año.
• Gastos varios: Gastos que no puedas incluir en otra categoría. Procura tener el mínimo de gastos incluidos en este punto para que queden recogidos en otras categorías.

Además de estos gastos suelo tener un tipo que es Ajustes, porque hay ocasiones que aunque midas correctamente los importes hay veces que las cuentas no salen. Realmente esto te pasará pocas veces si adoptas un hábito de controlar tus cuentas con frecuencia.

Ya has visto algunos ejemplos de cómo puedes poner categorías a tus movimientos pero ya depende de cómo gastas tu dinero. Posiblemente tengas categorías que para mí no me sirvan de utilidad y viceversa. Espero que hayas podido coger algunas ideas que te sirvan para tus categorías.

Dónde medir

El siguiente paso es escoger una herramienta para medir nuestros ingresos y gastos. Hoy en día cada vez son más las entidades bancarias que permiten visualizar de una manera vistosa y detallada nuestros ingresos y gastos, sin embargo la cosa se complica cuando tenemos varias cuentas o necesitamos medir los gastos realizados en efectivo.

He probado las siguientes dos opciones y te indico cual es mi favorita y porqué. Veamos cuales son:

• A través de aplicaciones de terceros. Hay aplicaciones muy conocidas que te permiten de forma automática controlar todos tus ingresos y gastos y llevar de manera centralizada todas tus finanzas personales. Las más famosas pueden ser Fintonic, Myvalue o Mooverang pero en mi experiencia tienen un gran problema todas necesitan conocer los datos de acceso a tu banca personal. Para mí es un gran pero por muchas medidas de seguridad que tengan estas aplicaciones, ya que tus datos de acceso estarán en manos de empresas externas y no sabemos con ciencia cierta que hacen con nuestros datos.A pesar de todo esto he estado usando durante mucho tiempo contamoney porque me ha permitido importar de manera manual mis movimientos. También porque podría importar desde hojas de cálculo y se podían automatizar una serie de movimientos. Los puntos negativos que tiene la plataforma son que lleva tiempo sin renovarse y que el histórico de movimientos está limitado. Algunos aspectos de personalización son buenos pero otros necesitan mejorar. Esta serie de limitaciones me ha llevado a usar el segundo método de control.

• Un control personal en una hoja de cálculo: Creo que al final si quieres algo personalizado vuelves al clásico Excel. Controlar los ingresos y gastos en excel o en las hojas de cálculo de Google te permite la personalización total, de forma privada y sin compartir tus claves bancarias con nadie. Además creo que pocas aplicaciones pueden ofrecerte algo tan personalizado y potente como lo puedes hacer con una hoja de cálculo. Siempre podrás personalizarla en el futuro añadiendo la información que deseas, para mí es la combinación perfecta que mezcla la personalización y la seguridad.

Cuándo medir

Otro punto importante es cuando medir los gastos, aquí mi recomendación es que los gastos en efectivo los anotes cuando se producen. Si por alguna circunstancia no puedes hacerlo en la herramienta que elijas, anótalos en un papel o en tu smartphone, porque en caso contrario estarías cometiendo el riesgo de no tenerlos en cuenta. Luego más tranquilamente incluyes en tu excel de ingresos y gastos estos movimientos y listo. Esto sobre todo debes cumplirlo con los gastos en efectivo porque no hay registro ni pruebas de los gastos, lo estás dejando todo a tu memoria, y todos tenemos mil cosas en la cabeza, gasto o ingreso que no se apunta no se controla.

Ahora bien este problema no existe en los grandes bloques de ingresos y gastos que pasan por una cuenta bancaria. Aquí hay un registro en tu banco de todos estos movimientos, lo ideal en este caso es buscar un buen día para sentarte a realizar el control de gastos. Te recomiendo que fijes por un lado un control semanal en tu calendario donde te obliges a revisar todos los movimientos. Aquí no tendrás el problema ya que en los movimientos podrás ver la fecha y el importe sin problema.

Puede parecerte tedioso pero es un proceso que a la larga te sirve muchísimo y a los que sólo hay que dedicar un rato a la semana. Al principio te costará un poco más pero lo importante es hacer el hábito y no fallar en ese control.

Además del control semanal suelo incluir un control mensual donde me dedico a más que apuntar a observar y definir objetivos, ver que todo marcha según lo previsto etc. De poco sirve para apuntar como un loco si después no tomas una serie de pasos y de acciones para seguir mejorando un poquito mas.

Siguientes pasos

Como te decía anteriormente el control de ingresos y gastos supone el primer paso por donde debe empezar una mejora de las finanzas personales. Recuerda que lo que no se mide no puede mejorarse.

Si tuviera que definir con una palabra para que sirve todo este proceso sería Anticipación. Una vez controlados todos tus ingresos y gastos, podrás saber qué meses son mejores y peores en gastos e ingresos. Esto te permite por un lado definir objetivos realistas y por otro lado elaborar presupuestos para el futuro.

La ventaja es que mientras más datos tengas más información tendrás para comparar. Imagina este objetivo para el nuevo año:

• Reducir el gasto de Ocio en un 5%. Si tienes datos pasados vas a saber que importe exactamente te supone ese objetivo, ya que has medido todo previamente. Ese es un objetivo específico, bien formulado y que puedes controlar si cumples o no. Los números no engañan.

Ahora imagina que estás llevas un par de años de gastos registrados. Podrás saber por ejemplo lo que gastas al año en Alimentación y eso te permitirá saber una previsión de gastos en Alimentación para el próximo año si tus circunstancias no han cambiado. Las posibilidades aquí para adelantarte a los gastos futuros son infinitas. Mejor así ¿verdad?

Por tanto deberías empezar por llevar un control cuanto antes para poder empezar a adelantarte al futuro. Saber dónde estás en este momento te será enormemente útil y es indispensable para progresar. Si estás haciendo ya un control de gastos te recomendaría dos cosas.

1. Elaborar presupuestos: Elaborar un presupuesto tipo de un mes cualquiera e identificar en el calendario esos gastos extra que se dan cada cierto tiempo como Vacaciones, pago de impuestos, Navidad. Se trata de determinar que gastos extraordinarios hay para tenerlos localizados y del importe de gastos que normalmente componen tu mes tipo. También puedes ver la media por mes, trimestre etc.
2. Fijar objetivos: Con el presupuesto elaborado se pueden elaborar los objetivos de los que te hablé previamente, estos objetivos serán realistas ya que estarán basados en gastos e ingresos pasados. Ahora te corresponde formular esos objetivos como el ejemplo anterior para seguir progresando.

Conclusiones

Ya te he hablado de la importancia del control de ingresos y gastos y de su impacto en tus finanzas personales. Supone el punto de partida básico e inicial en tu educación financiera, para mi es totalmente imprescindible y es el primer paso que toda persona debe hacer para empezar. Se trata de un chequeo financiero donde se comprueba cómo está tu salud financiera, si ingresas poco, gastas mucho, en qué gastas y qué podrías reducir.

Como ya has visto las posibilidades y la personalización es infinita, es importante que lo hagas y que definas tus propias reglas personales para un control riguroso.

Ahora es tu turno ¿Haces un control de ingresos y gastos? ¿Cómo los controlas? ¿Qué herramienta usas, el clásico excel de gastos mensuales o una app de control de gastos moderna?

Aprovecha para compartir tu experiencia a continuación.